چشم انداز حذف دفاتر سنتی دفترخانه
از سایر خدمات ثبتی :
1-قبوض اقساطی: ماده 30آئین نامه دفاتراسنادرسمی 1310
2-فسخ سند : بندالف ماده 23 ائین نامه 1317 وبند66و75 مجموعه بخشنامه ها
3- فک رهن : وحدت ملاک از بند 66ونحوه فسخ سند موضوع ماده 23 آئین نامه دفاته اسنادرسمی 1310
4-عزل وکیل : وحدت ملاک ازماده23 آئین نامه دفاتر اسنادرسمی وردیف 22
5-استعفاءکیل : وحدت ملاک از ماده 23 آئین نامه دفاتراسنادرسمی وردیف 22
6-صدور اجرائیه: بند47 مجموعه بخش نامه های ثبتی
7-تغییر نشانی : ماده 16 آئین نامه اجرای مفاد اسناد رسمی مصوب 1387
8-تخلیه عین مستاجره : ماده 154آئین نامه اجرای مفاد اسناد رسمی مصوب 1387وبند224 بخشنامه های ثبتی
9-ختم پروندهای اجرای: ماده154 آئین نامه اجرای مفاداسنادرسمی مصوب 1387
10- اعلام بی اعتباری اسناد: ماده 71 قانون دفاتر وکانون سردفتران1354
11-اعلام لغو بی اعتباری اسناد
تذکر:بدیهی است اگر مصداق ماده 71 قانون دفاتر اسناد رسمی وکانون سردفتران مصوب 1354 را صرفا ناظر به آراء نهایی بدانیم از آنجا که آراء نهایی قابل رسیدگی مجدد و قابل لغو نیستند لذا عملا اعلام لغو بی اعتباری این آراء موردی پیدا نخواهد کرد.
12-اراءاعلامی محاکم(به غیراز آراءبی اعتباری وبطلان سند)
13--اعراض از رهینه قبل از صدور اجرائیه: ماده 112 آئین نامه اجرای مفاد اسناد رسمی مصوب 1387
14- درج مفاد بازداشت مازاد مال مورد وثیقه : ماده 114 آئین نامه اجرای مفاد اسناد رسمی مصوب 1387
15- فسخ تعهدنامه دانشجویی فاقد وثیقه بدون حضور نماینده دانشگاه : ردیف 157
16-قید وثیقه بودن مال در قبال طلب بستانکار،بابت معامله موخر و وجوه پرداختی وی بابت طلب بستانکارمقدم: ماده 109 آئین نامه اجرای مفاد اسناد رسمی مصوب 1387
17-درج مراتب تنظیم سندمتمم توسط سردفترکفیل در ملاحظات ثبت سند اولیه در دفتر خانه تحت کفالت وامضای آن : بند1 کد652 مجموعه بخشنامه های ثبتی از اسناد
18- اقاله: بند ب ماده 23آئین دفاتر اسنادرسمی 1317
تذکر:مطابق بخشنامه های موجود اقاله می تواند تحت سایر خدمات ثبتی نیز انجام گیرد
19-معتمد: ماده 64 قانون ثبت اسنادواملاک 1310
20-رهن مازاد (قیدوقوع معامله موخرباذکر مشخصات کامل بستانکار معامله مازاد در ملاحظات ثبت سند مقدم) : ماده 108آئین نامه اجراء مفاد اسنادرسمی مصوب 1387
21-درج قبض رسمی تعهد فروشنده وموجر در اسناد معاملات قطعی واجاره در ستون ملاحظات واخذ امضای خریدار ومستاجر: بند 65 مجموعه بخشنامه های ثبتی.
محبث دوم:
مواردی که حسب مقررات و رویه موجود باید درستون ملاحظات درج شود را برحسب ماهیتشان می توان به دودسته ذیل تقسیم نمود .
دسته اول- مواردی که از طریق سیستم امکان درج آنها بصورت اتوماتیک در ستون ملاحظات وجود دارد .
در ثبت سنتی در سایر خدمات واسناد حسب مورد بعداز انجام خدمات ثبتی ویا بعد از تنظیم اینگونه اسناد گزارشی از آنها نیز باید درستون ملاحظات درج گردد بنابراین پیشنهاد می شود بصرف انجام نفس عمل خدمت ثبتی ویا تنظیم سند ،سیستم بصورت هوشمند و اتوماتیک مراتب را در ستون ملاحظات سند مرتبط قید کند ،بدیهی است در چنین صورتی نیازی به طراحی فیلدهای خاصی برای وارد کردن انجام اینگونه خدمات واسناد توسط کاربردفترخانه در ستون ملاحظات دفتر الکترونیک سردفترلازم نیست زیرا سیستم می تواند بصورت هوشمند مراتب را در ستون ملاحظات درج کند.
از سایرخدمات ثبتی:
1-قبوض اقساطی با انجام عمل،مراتب، اتوماتیک در ستون ملاحظات درج شود
2-فسخ سند با انجام عمل،مراتب، اتوماتیک در ستون ملاحظات درج شود
3- فک رهن با انجام عمل،مراتب ،اتوماتیک در ستون ملاحظات درج شود
4-عزل وکیل با انجام عمل،مراتب، اتوماتیک در ستون ملاحظات درج شود
5- استعفاء وکیل با انجام عمل،مراتب، اتوماتیک در ستون ملاحظات درج شود
6-اجرائیه با انجام عمل،مراتب، اتوماتیک در ستون ملاحظات درج شود
7-اعراض از رهینه قبل از صدور اجرائیه با انجام عمل ،مراتب ،اتوماتیک در ستون ملاحظات درج شود
تذکر: دراعراض نیزهمانند فک رهن باید با انجام آن مراتب اعراض در ستون ملاحظات درج شود با این تفاوت که در اعراض عباراتی که باید در ستون ملاحظات درج شوند با فک رهن معمولی متفاوت است گرچه فک رهن معمول وبدون درج عبارتی خاص ،نیزاز نظرحقوقی می تواند همان آثار اعراض را داشته باشد.
از اسناد:
7-اقاله با انجام عمل،مراتب ،اتوماتیک در ستون ملاحظات درج شود
8-معتمد(موضوع ماده 64 قانون ثبت اسناد واملاک 1310) با انجام عمل،مراتب ،اتوماتیک در ستون ملاحظات درج شود
9-رهن مازاد (قیدوقوع معامله موخرباذکر مشخصات کامل بستانکار معامله مازاد در ملاحظات ثبت سند مقدم) باانجام عمل،مراتب ،اتوماتیک در ستون ملاحظات درج شود
10-درج قبض رسمی تعهد فروشنده وموجر در اسناد معاملات قطعی واجاره در ستون ملاحظات واخذ امضای خریدار ومستاجر با انجام عمل،مراتب ،اتوماتیک در ستون ملاحظات درج شود
دسته دوم- مواردی که از طریق سیستم امکان درج آنها در ستون ملاحظات بصورت اتوماتیک وجود ندارد.
از آنجا که برای انجام اینگونه موارد اعم ازاینکه جزء سایرخدمات ثبتی ویا اسناد باشند به دلیل آنکه عملی هم عرض با درج مراتب در ستون ملاحظات انجام نمی گیرد ودر واقع بدون هیچ مقدمه ای موضوع مستقیما باید توسط کاربردفترخانه در ستون ملاحظات درج شود بنابراین ، لازم است در سامانه تنها برای دسته ء ذیل الذکر،فیلدهای در ستون ملاحظات دفتر الکترونیک سردفتر تعبیه شود تا موارد ذیل ،مستقلا توسط کاربر دفترخانه در فیلدهای طراحی شده درج گردد.
1-تغییر نشانی مراتب توسط کاربردفترخانه در ستون ملاحظات درج شود
2-تخلیه عین مستاجره مراتب توسط کاربردفترخانه در ستون ملاحظات درج شود
3- ختم پرونده اجرایی مراتب توسط کاربردفترخانه در ستون ملاحظات درج شود
4- اعلام بی اعتباری سند مراتب توسط کاربردفترخانه در ستون ملاحظات درج شود
5- اعلام لغو بی اعتباری سند مراتب توسط کاربردفترخانه در ستون ملاحظات درج شود
6- آراء اعلامی محاکم(به غیر از آراء بی اعتباری وبطلان سند) مراتب توسط کاربردفترخانه در ستون ملاحظات درج شود
7- درج مفاد بازداشت مازاد مال مورد وثیقه مراتب توسط کاربردفترخانه در ستون ملاحظات درج شود
8- فسخ تعهدنامه دانشجویی فاقد وثیقه بدون حضور نماینده دانشگاه مراتب توسط کاربردفترخانه در ستون ملاحظات درج شود.
9-قید در وثیقه بودن مال در قبال طلب بستانکار،بابت معامله موخر و وجوه پرداختی وی بابت طلب بستانکارمقدم مراتب توسط کاربردفترخانه در ستون ملاحظات درج شود.
10-درج مراتب تنظیم سندمتمم، توسط سردفترکفیل در ملاحظات ثبت سند اولیه در دفتر خانه تحت کفالت وامضای آن مراتب توسط کاربردفترخانه در ستون ملاحظات درج شود.
مبحث سوم :
مواردی از سایر خدمات ثبتی واسناد هستند که حسب مقررات تکلیفی به درج آنها در ستون ملاحظات نیست واگر دفاتر درثبت سنتی اسناد، مراتب را در ستون ملاحظات درج نموده اند صرفا جهت یادآوری ،تذکر وجلوگیری از سوء استفاده احتمالی بوده بنابراین پیشنهاد می شود علاوه برمواردی که الزاما در ستون ملاحظات باید قید گردند وشرح آنها گذشت ،خدمات واسناد ذیل نیز با اینکه الزام قانونی در درج آنها در ستون ملاحظات وجود ندارد اما با این حال در بانک اطلاعاتی سامانه درج وضبط شوند تا در مواردی که هریک از دفاتر کشور،هرنوع خدمات ثبتی اعم از تنظیم سند یا سایر خدمات نسبت به اسناد مرتبط با موارد ذیل وحتی مواردی که در ستون ملاحظات آنها مطلبی اخبار ودرج شده انجام می دهند سیستم حسب مورد مندرجات ستون ملاحظات سند مربوطه ویا اسناد وخدمات انجام شده را به کاربر دفترخانه که درحال تنظیم سندوانجام فعالیت است نمایش دهدتا مانع بروز اشکالات آتی واحیانا تضییع حقوق اصحاب سند گردد.
1-اخطاریه قانونا لزومی ندار د در ستون ملاحظات درج شود اما سیستم به گونه ای طراحی شود که مراتب را برای کاربران همه دفاتراخطار ونمایش دهد
2-تفویض وکالت قانونا لزومی ندارد در ستون ملاحظات درج شود اما سیستم به گونه ای طراحی شود که مراتب را برای کاربران همه دفاتراخطار ونمایش دهد
3-تهیه رونوشت موضوع ماده 74 قانون ثبت اسناد واملاک مصوب 1310 (لازم به توضیح است این رونوشت، باید دقیقا مطابق ثبت دفتر باشد وتمام محتویات ثبت دفتر حتی مشخصات معرفین ومعتمدویا مترجم در متن رونوشت درج شود)
قانونا لزومی ندارد در ستون ملاحظات درج شود اما سیستم به گونه ای طراحی شود که مراتب را برای کاربران همه دفاتراخطار ونمایش دهد
4-معاملات اتومبیل وسایر اموال منقول وامتیازاتی که مستندات مالکیت مالک ،اسناد تنظیمی دفترخانه ها است.
قانونا لزومی ندارد در ستون ملاحظات درج شود اما سیستم به گونه ای طراحی شود که مراتب را برای کاربران همه دفاتراخطار ونمایش دهد
5-سند متمم(سند متممی است که دفترخانه برروی سند اولیه خود تنظیم می کند ،این نوع سند متمم، با سند متممی که سردفترکفیل، برروی سند اولیه دفترخانه تحت کفالت خود تنظیم می کند ، متفاوت است) قانونا لزومی ندارد در ستون ملاحظات درج شود اما سیستم به گونه ای طراحی شود که مراتب را برای کاربران همه دفاتراخطار ونمایش دهد
6- اقرارنامه اصلاحی قانونا لزومی ندارد در ستون ملاحظات درج شود اما سیستم به گونه ای طراحی شود که مراتب را برای کاربران همه دفاتراخطار ونمایش دهد
7-تعویض یاضم وثیقه قانونا لزومی ندارد در ستون ملاحظات درج شود اما سیستم به گونه ای طراحی شود که مراتب را برای کاربران همه دفاتراخطار ونمایش دهد.
8- قطعی مشتمل به رهن قانونا لزومی ندارد در ستون ملاحظات درج شود اما سیستم به گونه ای طراحی شود که مراتب را برای کاربران همه دفاتراخطار ونمایش دهد.
تذکر:بدوا لازم است سندی تحت عنوان قطعی مشتمل به رهن در سامانه طراحی شود تا امکان ثبت وضبط اینگونه اسناد در بانک اطلاعاتی سامانه واخطار واعمال مراتب تنظیم اینگونه اسناد والحاق آن به سند رهنی فراهم شود.
بخش سوم :دفاتر الکترونیک دفترخانه
در این بخش انواع دفاتری که طبق مقررات باید در دفاتر وجود داشته وبه کارگرفته شوند وپیشنهادات مربوط به نحوه طراحی ودسترسی به اطلاعات آنها در دو مبحث بیان شده است .
مبحث اول:انواع دفاتر
با توجه باینکه مطابق ماده 7 قانون جامع حدنگار (کاداستر ) کشور، سازمان ثبت اسناد واملاک مکلف شده تمام دفاتر موضوع قانون ثبت اسناد واملاک وقانون دفاتر اسناد رسمی ومقررات مرتبط با آنها را بصورت الکترونیک ایجاد کند لذاطراحی دفاتر ذیل در سامانه ثبت آنی لازم وضروری است .بدیهی است درصورت عدم طراحی دفاتر ذیل در سامانه ،ممکن است سامانه ازنظر حقوقی مواجه با اشکال شود.
1- دفتر سردفتر : ماده 19 قانون دفاتر اسنادرسمی 1354 وماده 18 آئین نامه این قانون
2-دفترگواهی امضاء:بند 6ماده 11آئین نامه قانون دفاتر 1354 وماده 1آئین نامه قانون ثبت 1317 وماده20 قانون دفاتر 1354
3- دفتر درآمد : بند3ماده 11آئین نامه قانون دفاتر 1354
4- دفتر رسید: ماده 20 آئین نامه دفاتر اسناد رسمی 1317
5- دفتر ابواب جمعی قبوض سپرده(دفتر امانات) واوراق بهادار: بند 5ماده 11 آئین نامه قانون دفاتر1354
6- دفتر ثبت مکاتبات وتقاضا نامه اجرائی وخلاصه معاملات : بند 4 آئین نامه قانون دفاتر 1354
7- دفتر راهنما: بند2 ماده 11آئین نامه قانون دفاتر 1354
8- دفتراسناد مالکیت المثنی: تبصر 1 ماده 120 آئین نامه قانون ثبت اسناد واملاک 1317
9- دفتر املاک بازداشت شده واراضی مشمول بند ز: بند 17مجموعه بخش نامه های ثبتی
10- دفتر اشخاص ممنوع المعامله : بند 17 مجموعه بخشنامه های ثبتی
مبحث دوم :نحوه طراحی دفاتر وچگونگی دسترسی به اطلاعات آنها
در این مبحث پیشنهادات مربوط به نحوه طراحی وچگونگی دسترسی به اطلاعات دفاتر قانونی دفتر خانه بشرح ذیل بیان شده است.
الف-باتوجه به ماده 7 قانون جامع حدنگارپیشنهاد می شودهمه دفاتر از بند یک تا ده طراحی گردند منتهی از آنجا که اطلاعات اشخاص ممنوع المعامله واملاک بازداشت شده واراضی مشمول بند ز واسناد مالکیت المثنی حسب مورد از طرف سازمان ثبت اسناد واملاک کشور ویا ادارات ثبت اسناد واملاک در سامانه وارد می شود وهمچنین پس از تنظیم اسناد در دفتر خانه اطلاعات سند از جمله مشخصات متعاملین ونوع معامله وتاریخ وشماره ترتیب در بانک اطلاعاتی سامانه ثبت الکترونیک ثبت وضبط می گردد بنابراین دفاتر ردیف هفت تا ده تنها از حیث جستجو واستفاده از اطلاعات آنها مورد بهره برداری کاربران دفترخانه باشد و ورود اطلاعات به دفاتر ردیف هفت تا ده ازطریق کاربردفترخانه امکان پذیر نباشد.
ب-دفتردرآمد (تمبر)که در سامانه طراحی شده در حال حاضر صرفا همه اموری که از طرق سامانه انجام می گیرد اعم از اسناد وسایرخدمات ثبتی در این دفتر ثبت ،ضبط ومحاسبه می شود بدیهی است اموری که خارج از سیستم وبطورسنتی انجام می گیرند در این دفتر وارد ومحاسبه نمی شوند لذا پیشنهاد می شود بمنظور اینکه همه اموردر دفتر درآمد (تمبر)وارد ومحاسبه شود فیلدهای خاصی برای وارد کردن اینگونه امور طراحی شود تاازطریق آن فیلدها تعداد-برابراصل –برابراصل اسنادومدارک موجود دردفترخانه(لازم به ذکراست حق التحریر برابراصل نمودن اسناد ومدارک موجود در دفترخانه با برابراصل اسناد ومدارکی که توسط شخص ارائه می شود متفاوت است)-گواهی امضاء(تاقبل از طراحی الکترونیک دفتر گواهی امضاء)-قبوض سپرده(تاقبل از طراحی دفتر ابواب جمعی قبوض سپرده)-استعلامات اعم از ثبتی وغیره –پاسخ به استعلامات -را بتوان وارد سامانه نمودوبصورت الکترونیک در آمارمورد محاسبه قرارگیرد.
پ- دفترراهنما به گونه ای طراحی شود تا موارد مقرردر بند 2 ماده 11آیین نامه قانون 1354 یعنی :مشخصات متعاملین –نوع سند –شماره سندوتاریخ سند ،درج وقابل ملاحظه ومشاهده باشد.
تذکر:(با وجود جستجوی پیشرفته طراحی شده در سامانه عملا طراحی چنین دفتری تحصیل حاصل است اما جهت اجرای مفاد ماده 7 قانون جامع حدنگارو تطبیق عنوان امکانات سامانه با قانون لازم وضروری است.
ت-دفتررسید:از آنجا که در دفتررسید مشخصات تحویل گیرنده سند ،درج وتحویل سندنیزبایدبه امضای تحویل گیرنده برسد .پیشنهاد می شود در هنگام اخذشناسه یا اخذ اثرانگشت دیجیتال از اصحاب سند، سوال وگزینه ای طراحی شود تا ازطریق آن تحویل گیرنده سند ازبین اصحاب سند مشخص گردد وسیستم بطور اتوماتیک تصویری از اثرانگشت دیجیتالی اخذشده وی را در دفتررسید الکترونیک نیز منظور کندتا دقیقادر دفتر الکترونیک رسید ،تحویل گیرنده سند وامضای وی مشخص وقابل رویت وچاپ باشد .
ث-دفتر ابواب جمعی قبوض سپرده
تذکر:(دفترامانات واوراق بهاداربا توجه به حذف اوراق بهادار عملا طراحی دفتری برای اوراق بهادار بی مورد وسالبه به انتفاع موضوع است بنابراین تنها طراحی دفترابواب جمعی قبوض سپرده (امانات ) برمبنای فرم وشکل دفترسنتی امانات لازم وضروری است .
بخش چهارم :زمان اخذشناسه پس از حذف دفتر سردفتر
دراین بخش زمان اخذشناسه ومحاسن روش پیشنهاده شده وهمچنیین نحوه اصلاح اشتباهات تحریری در اسناد با فرض اخذ شناسه پس از امضاءاصحاب سند مورد بررسی قرار گرفته است
مبحث اول:زمان اخذ شناسه
بعداز حذف دفترفیزیکی سردفتر،سامانه به گونه ای طراحی شود که سند درسیستم تنظیم وبعداز اخذاثرانگشت دیجیتال از اصحاب سند وسردفترودفتریار شناسه اخذ شود ودرست در زمان اخذشناسه ،شماره ترتیب به سند اختصاص یابد وبلا فاصله محتویات ومتن سند بطور کلی برای دفتر خانه وسایر مراجع ، غیرفعال وغیر قابل ویرایش باشد وبه عبارت دیگرهم زمان تایید نهایی شود وبرای اجرای تکلیف ماده 18 قانون دفاتراسنادرسمی مصوب 1354 وماده 19 آیین نامه دفاتراسنادرسمی مصوب 1317 یعنی هم زمان بودن امضاءاصحاب سند وسردفتر ودفتر یار، سامانه به گونه ای طراحی شود که اثرانگشت اخذشده تنهادر زمانی محدود ومعقول ،معتبرباشد ومثلا پس از گذشت 12ساعت اثرانگشت اخذشده ومنجرنشده به اخذشناسه ،حذف شودتا ازاین طریق امکان اخذ سفید امضاء از میان برچیده شود .
مبحث دوم :محاسن اخذ شناسه پس از امضای اصحاب سند
در صورتی که شناسه پس از امضای اصحاب سند اخذ شود آثار مثبت ذیل بروز می کند وزمینه بخش مهمی از تخلفات معمول برای همیشه از بین خواهد رفت.
1- فاصله زمانی بین تاریخ اخذشناسه وتاریخ واقعی ثبت سند باقی نمی ماند واز منظرحقوقی تاریخ ثبت ، که در صدر سند درج می شود با تاریخ واقعی ثبت سند که همان تاریخ اخذ امضاء از اصحاب سند است کاملا هم زمان می شود واز این حیث خلل حقوقی به سند وارد نمی شود وهدف قانون گذار بطور کامل تامین می گردد.
2- در صورتی که شناسه پس از اخذ اثرانگشت اصحاب سند وسردفتر ودفتریار اخذ شود اختصاص زمانی خاص برای تایید نهایی نیز موضوعیت پیدا نمی کند به دلیل اینکه عنوان تایید نهائی به خاطر اختلاف زمان اخذ شناسه با زمان امضای اصحاب سند موضوعیت پیدا کرده بدیهی است وقتی این اختلاف زمان نباشد در واقع به ترتیبی که گفته شد سند درست درزمان اخذشناسه به ثبت رسیده وباید همان لحظه اخذشناسه بصورت اتوماتیک تایید نهایی نیز بشود و در چنین صورتی زیر مجموعه های عملیات تایید نهایی از جمله تایید نهایی سند برای کسانی که امضاء نموده اند هم برچیده می شوند زیرا در زمان اخذ شناسه تنها اسامی افرادی که اثرانگشت آنها اخذ شده در سند درج شده است .
3- عنوان بلا اثر کردن نیز بطور کامل برچیده می شود چراکه در این روش سند قبل از امضاءواخذ شناسه پیش نویسی بیش نیست وارزش حقوقی ندارد وامکان هرنوع اصلاحی درآن مفروض است وبعداز امضاء واخذشناسه هم سند کاملا رسمی وبه ثبت رسیده است ولذا به هیچ وجه امکان بلا اثرکردن آن وجود ندارد ونباید وجود داشته باشد .
4-دراخذ شناسه به ترتیبی که گفته شد مجالی برای اسناد ناقص باقی نخواهد گذاشت زیرا پس از امضاء اصحاب سند واخذ شناسه، سند کامل وطبق مقررات به ثبت رسیده ونمی توان آن را ناقص برشمرد.
5- با تعبیه زمانی برای اعتبار اثر انگشت اخذ شده در سامانه وحذف اثر انگشت پس از مدتی متعارف، عملا همزمانی عرفی امضاء وثبت سند تامین می شود ودر نتیجه تخلف سفید امضاء نیز برای همیشه برچیده می شود.
6-شماره ترتیب اسناد کاملا مرتب ومسلسل خواهد بود وبه دلیل فراهم شدن زمینه اختصاص اتوماتیک شماره ترتیب در این روش، فرض اشتباه وبرهم خوردن تسلسل شماره ترتیب، نیز وجود خارجی پیدا نمی کند.
مبحث دوم :
اصلاح اشتباهات اسناد در ستون ملاحظات ثبت دفتر
کد755 بخشنامه های ثبتی اصلاح اشتباهات تحریری در اسناد را با توضیح وامضاء اصحاب سند در ذیل سند وستون ملاحظات دفتر سردفتر مجاز دانسته است اما با توجه به اینکه پس از اخذشناسهبه روشی که بیان شد امکان توضیح در سند ممکن نیست واگر توضیحی داده شود تنها در سیستم درج می گردد ودر سندی که بصورت فایل پی دی اف درآمده منعکس نمی شود لذا با حذف دفتر سر دفتر ودر صورت اختصاص اتو ماتیک شماره ترتیب به اسناد ،در زمان اخذ شناسه عملا امکان بلا اثر نمودن اسناد اخذ شناسه شده نباید وجود داشته باشد زیرا با بلا اثر نمودن هرسند اخذ شناسه شده عملا یک شماره ترتیب که به سند بلا اثر شده اختصاص داده شده است معطل می ماند ولذابنظر می رسد با حذف دفتر سنتی واتوماتیک شدن اختصاص شماره ترتیب، امکان اخذ شناسه مجدد با همان شماره ترتیب قبلی وجود نداشته باشدونباید وجود داشته باشد.لذا بدیهی است در چنین صورتی امکان اصلاح مفاد اسناد واخذ مجددشناسه با همان شماره ترتیب وتاریخ باقی نمی ماند وعملا اصلاح سند به منزله تنظیم وثبت سند جدید است ودر نتیجه سند بلا اثرشده نیز به عنوان سند ناقص باقی می ماندبنابراین در صورتی که شماره ترتیب بطور اتوماتیک اختصاص داده شود وامکان اصلاح شماره ترتیب وجود نداشته باشد مسلما در عمل امکان اجرای مفاد این کد وجود ندارد حال از آنجا که اشتباه همیشه مفروض است و به منظور جلوگیری از مشکلات مراجعین وعدم تحمیل هزینه های بی مورد ،پیشنهاد می گردد ترتیبی اتخاذ شود تا درچنین مواردی بجای بلا اثر نمودن (که امکان آن نیز با این ترتیب اخذشناسه نمودن وجود نداردوبرای جلوگیری از سوء استفاده های احتمالی نباید وجود داشته باشد ) سند اقرارنامه اصلاحی بدون هزینه، برای اصلاح اشتباهات ،طراحی تا در زمان بروز اشتباهات تحریری به سهولت تنظیم گردد.
بخش پنجم:
یکی از مواردی که درزمان حذف دفتر سنتی سردفتر والکترونیکی شدن آن باید به دقت مدنظر قرارگیرد تشریفات قانونی حاکم برشهود اعم از معرف ،معتمد،مترجم ،دادستان،رئیس دادگاه بخش ونماینده آنها وهمچنین تکلیف مقرردر ماده 63قانون ثبت اسناد واملاک است به همین جهت این موارد وپیشنهادات مربوط به آنها در پنج مبحث بشرح ذیل مورد بررسی قرارگرفته است.
مبحث اول : معرف
ماده 50قانون ثبت اسناد واملاک1310 مقررداشته"هرگاه مسئول دفتر در هویت متعاملین یاطرفی که تعهد می کند ،تردید داشته باشد باید دو نفراز اشخاص معروف ومعتمد ،حضورا هویت آنان را تصدیق نموده ومسئول دفتر مراتب را در دفتر ثبت وبه امضاء شهودرسانیده واین نکته را در خود اسناد قید نمایند "ماده 51 همان قانون نیز بیان میدارد شاهدی که یک طرف اصحاب معامله را معرفی می نماید نمی تواند معرف طرف دیگر باشد ودر ماده 64و66 قانون گذار فرض اینکه معرفین در عین حال که معرف یکی از اصحاب سند هستند بتوانند حسب مورد معتمد هم باشند را مجاز دانسته است.
از جمع موادمورد استناد نتایج وآثار ذیل حاصل می شود که باید در طراحی سامانه مد نظر قرارگیرند.
1- از لحن ماده 50 وماده 87 قانون ثبت اسنادواملاک چنین برداشت شده ومی شود که باید مشخصات معرفین در دفتر سر دفتر قید ومراتب به امضای آنها برسد بنابراین پس از درج مشخصات معرفین در سامانه باید اثرانگشت آنها نیز اخذشود ومشخصات وامضای آنها تنها در ثبت دفتر درج ومنعکس گردد.
2- باتوجه به اینکه مطابق ماده 51 قانون مورد بحث معرف یک طرف از اصحاب معامله نمی تواند معرف طرف دیگر معامله شود لذا پیشنهاد می گردد سامانه به گونه ای طراحی شود که اگر دونفر،مثلامعرف فروشنده شدند در عین حال نتوانند معرف خریدار هم بشوند البته باید توجه شود قانون گذار معرف یکطرف معامله را برای طرف دیگر معامله منع کرده اما اگر یک طرف معامله به عنوان مثال فروشندگان متعددباشند معرف یکی از فروشندگان می تواندبرای سایرفروشندگان نیز معرف باشد .
3- ماده64 قانون ثبت اسناد واملاک فرض اینکه یکی از معرفین در عین حال بتواند معتمدیکی از اصحاب سند هم باشد را مجاز دانسته است بنابراین سیستم به گونه ای طراحی شود که برای هریک از معرفین علاوه برسمت معرف بتوان سمت معتمد ویا حتی حسب مورد سمت مترجم انتخاب نمود.
4-همانطور که در بندیک بیان شدمطابق قانون وبه دلالت التزام باید مشخصات معرفین تنها در دفتر سر دفتر قید شود ودر سند فقط این نکته که حسب مورد هویت همه یا عده ای از اصحاب سند از طریق معرفین احراز شده قید شودوالزامی به درج مشخصات معرفین در سند نیست بنابراین اگرمشخصات معرفین در سند آورده شود منع قانونی ندارد اما باتوجه مسبوق به سابقه نبودن این روش وعدم آشنایی جامعه با مباحث خاص ثبتی وبخصوص موضوع مورد بحث ،محتمل است مشکلاتی در فهم سند ومفادآن ایجادشود، لذا پیشنهاد می شود در اینخصوص به یکی از دوطریق ذیل عمل شود :
اول- سامانه به گونه ای طراحی شود که برای همه اطراف سند بعد از مشخصات آنها ستونی در نظرگرفته شود که حسب مورد درآن ستون عبارت "بااحراز هویت شخصا"ویا "با احراز هویت معرفا"در ستون مربوطه حسب مورد برای تک تک اصحاب سند درج شود.
دوم- سامانه به گونه ای طراحی شود که در صدرسند،سمت راست ،درذیل شناسه سند ،آنجا که نوشته شده " بااحرازهویت امضاءکنندگان......"بعداز عبارت "با احراز هویت"حسب مورد سه عبارت درج گردد –درموردی که هویت همه اطراف معامله توسط سردفتر احراز می شود کلمه "شخصا"ودرمواردی که هویت همه افرادتوسط معرف احراز می شود کلمه "معرفا" ودرمواردی که هویت تعدادی از اطراف سند توسط سردفتر وتعدادی توسط معرفین احراز می شود عبارت "شخصا ومعرفا" با هم درج گردد.
5- ازعبارت "...مسئول دفترمراتب رادر دفترثبت..." مندرج در ماده 50چنین برداشت شده ومی شود که مراتب احراز هویت اصحاب سند توسط معرفین باید در دفتر سردفترقیدشودبدین خاطر هنگامی که هویت اصحاب سند ازطریق معرف احراز می شود عبارت " اینجانبان ............معرفا...............فلانی...........را می شناسیم وهویت آنها را به دفترخانه معرفی وگواهی مینمایم" درذیل ثبت دفتر درج وبه امضای معرفین برسد بنابراین سیستم به گونه طراحی شود که به محض اخذاثرانگشت معرفین، عبارت فوق به انضمام مشخصات معرفین وکسی که هویتش معرفی شده در ذیل ثبت دفتر درج شود .
مبحث دوم :معتمد
قانون ثبت اسناد واملاک مصوب 1310 در ماده 66 مقررداشته "در موقعی که معامله راجع به اشخاص بی سواداست علاوه،برمعرفین،حضوریک نفرمطلع باسوادنیزکه طرف اعتمادشخص بی سوادباشد ،لازم است مگر.........."ودر ماده 67همین قانون مقررشده"ثبت سند برای شخص بی سوادباید قرائت شده واین قرائت وهمچنین رضایت مشارالیه باید در دفتر ،قیدوازطرف معتمدامضاءگردد،معامله کننده بی سوادنیز علامت انگشت خودرا ذیل سند بگذارد"وماده 64 نیز اشعار میدارد درصورتی که طرفین معامله ویا یکی از آنها کوریاکروگنگ بی سوادباشند علاوه برمعرفین هریک از اشخاص مزبوره باید به معیت خود یک نفراز معتمدین خودرا حاضرنماید که در موقعه قرائت ثبت وامضای آن حضور به هم رسانند...در مورد این ماده،مراتب در سندی که ثبت می شود ودر ستون ملاحظات دفترباید قید گرددوهمچنین با توجه به کد 695 مجموعه بخش نامه های ثبتی که بیان داشته "تنظیم سند برا ی شخص فاقد هردو دست وهردو پا با استفاده از مهر مشارالیه با حضور وامضاء دونفرمعتمدکه گواه امر باشند اشکالی ندارد" ،وماده 14 آئین نامه دفاتر اسنادرسمی مصوب 1317 مقرر نموده در مواردی که معامله کننده مریض بوده ونماینده دادستان حضور نداشته باشد ،سند با حضور دو نفر معتمد تنظیم می شود.
ازآن چه استناد شد این نتیجه به دست می آید که معتمدین چهاردسته هستند: دسته اول: معتمد شخص بی سواد ودسته دوم: معتمد اشخاص کر ویا کور وگنگ وبی سواد دسته سوم :معتمد اشخاصی که هردو دست وهردو پا را نداردودسته چهارم :معتمد اشخاص مریض که سند آنها در منزل تنظیم می شود .
دسته اول:
ضوابط وتشریفات حاکم برمعتمدی که صرفا برای شخص بی سواد گرفته می شود :
1- مراتب حضور معتمد برای شخص بی سواد صرفا در ثبت دفتر درج شود ودر سند ذکری از آن نشود.
2- مشخصات معتمد و امضای وی باید در دفتر درج شود .
3- مطابق ماده 67 ،ثبت سند باید برای شخص بی سواد قرائت شده واین قرائت وهمچنین رضایت شخصی که برای وی معتمد گرفته شده در دفتر ثبت وبه امضای وی برسد بنابراین پیشنهاد می شود هنگامی که برای بی سواد معتمد گرفته می شود همانندرویه معمول دفاتردر ثبت سنتی عبارت "چون فلانی سواد نداشت / نداشتند اینجانب .................معتمدا ثبت بالارا برایش خواندم رضایت داشت ومطابقت ثبت با سند واثرانگشت وی را تایید وگواهی نمودم "بمحض امضای معتمد بصورت اتوماتیک درثبت دفتر درج گردد.
دسته دوم:
معتمداشخاص کور ویا کروگنگ بی سواد
1-مراتب حضورمعتمدبرای اینگونه اشخاص در متن سند درج شود.
2-مشخصات معتمد در اینگونه موارد در دفتر سردفتر درج شود وبه امضای معتمدبرسد.
3-علاوه برذکر حضورمعتمددرسند ودرج مشخصات در ثبت دفتر مراتب باید درستون ملاحظات دفتر نیز درج گرددوهمانطوری که در مباحث قبلی گفته شد پیشنهاد می شوددر این موارد سیستم بطور اتوماتیک مراتب را درستون ملاحظات درج کند.
4- مطابق قسمت اخیر ماده64 معتمدمزبور باید از افرادی باشدکه بتواند مطلب را به اشاره به شخص کور ویا کروگنگ بی سواد بفهماند واز آنجا که دراین ماده تصریح شده مراتب در سند وستون ملاحظات دفتر قید شود پیشنهادمی شود عبارت "چون ...فلانی...ازاشخاص مشمول ماده 64 قانون ثبت اسناد واملاک بود ...فلانی ...که توانایی تفهیم مطالب را به وی داشت معتمدا ثبت وسند را به وی تفهیم نمود"در سند ،ثبت دفتر وستون ملاحظات درج گردد.
دسته سوم:
معتمداشخاصی که هردودست وهردوپا ندارند
1- در حال حاضرامکان اخذ اثرانگشت پا در سامانه وجود ندارد بنابراین برمبنای کد 695 لازم است، امکان اخذ اثر انگشت پا ،از معلولین نیز فراهم شود .
2- در کد 695 علاوه بردو نفر معتمد،مهر شخص معلول نیز لازم دانسته شده در حالی که امکان انتقال نقش مهر از طریق پد اثر انگشت به سیستم ودفتر الکترونیک با امکانات سخت افزاری موجود در دفاتر ،امکان پذیر نیست .
3- از آنجا که به صرف انجام شرایط وضوابط موضوع کد 695 ممکن است تالی فاسدهای حادث شودومنافذی برای سوءاستفاده ایجادشودپیشنهاد می گردد بصورت کلان، از طریق سازمان ثبت با بهزیستی وبنیاد ایثارگران هماهنگی و تصمیمی اتخاذ شود تا برای این گروه از معلولین امضاء الکترونیک از طرف سازمان ثبت صادر گردد.
4-برای بالا رفتن ضریب اطمینان صدور امضای الکترونیک برای این گروه از معلولین صدور امضای الکترونیک منوط به گواهی پزشکی قانونی و تایید مدیر کل ثبت منطقه باشد .
5-در همین راستا سامانه ای برای تشکیل بانک اطلاعاتی چنین معلولینی تشکیل شود تا در زمان تنظیم سند ،احراز هویت آنان با استفاده از بانک اطلاعاتی با اطمینان بیشتری امکان پذیرباشد .
تبصره :از آنجا که درشرکتها وموسسات معمولا علاوه برامضای دارندگان حق امضاء ،مهرشرکت نیز می بایست در ذیل سند وثبت دفتر ثبت شود بنابراین همانند مورد فوق برای اینگونه موارد هم باید چاره ای اندیشید شود.
دسته چهارم:
این معتمدمطابق شقی ازماده 14 آئین نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317 در مواردی اخذ می شود که معامله کننده مریض باشد ونماینده دادستان نیز حضور نداشته باشد.
1- در چنین مواردی دونفر معتمد اخذ می شود
2- با توجه باینکه این نوع معتمد ،هم در زمره شهود محسوب می شود ،لذا مطابق ماده 87 قانون ثبت اسناد واملاک ،مانند معرف،معتمدومترجم ، باید مشخصات اینگونه معتمدین در دفتر درج واثرانگشت آنها نیز اخذ وپس از مشخصات آن دو ،منعکس وقید گردد.
3-به محض اخذ اثرانگشت از این نوع معتمدین ،سیستم بطور اتوماتیک، عبارت "سندباحضور اینجانبان ...به عنوان معتمد در منزل ...فلانی ...تنظیم شد"را در ثبت دفتر الکترونیک قبل از محل اثرانگشت معتمدین ،منعکس ودرج نماید.
تذکر:برابرمقررات استنادشده تشریفات حاکم برهریک از چهاردسته معتمدین بایک دیگر متفاوت اند بنابراین مسلم است صرف طراحی یک سمت معتمد برای هرچهاردسته از معتمدین مورد اشاره وافی به مقصود نیست به این خاطر پیشنهاد می شود برای هردسته از معتمدین فوق الاشاره یک سمت بشرح ذیل درسامانه تبعیه شود :"معتمد شخص بی سواد"و"معتمداشخاص کر وکور ،گنگ وبی سواد "و"معتمداشخاص بیمار"و"معتمد معلولین بی دست وپا"
مبحث سوم:
مترجم:
مطابق ماده 61قانون ثبت اسنادواملاک" هرگاه طرفین معامله یا شهود زبان فارسی را ندانند ومسئول دفترنیز زبان آنان را نداند اظهارات آنها به وسیله مترجم رسمی رسمی خواهد شد..."
وماده 87 همین قانون بیان داشته "شهود ومعرفین واصحاب معامله باید دفتر صاحب دفتررا مطابق مواد 50 و63 این قانون امضاء نمایند..."بنابراین از تلفیق این مواد موارد ذیل حاصل می شود .
1- از آنجا که ماده 61 ناظر به طرفین معامله وشهود است وشهود اعم است از معرف ومعتمد لذا بدیهی است در مواردی ممکن است علاوه براصحاب سند معرف ویا معتمد هم زبان فارسی راندانند ولازم باشد مترجم رسمی اظهارات انها را ترجمه کند بنابراین پیشنهاد می شود سامانه به گونه ای طراحی شود که امکان اخذمترجم برای معرف ومعتمدنیزوجود داشته باشد.
2- مطابق ماده 87 قانون فوق الذکر واینکه لفظ"شهود " مترجم را نیز در برمی گیرد لازم است سامانه به گونه ای طراحی شود که امکان درج مشخصات مترجم در ثبت دفتر واخذ امضای وی نیزممکن باشد .
3-طبق مقررات لازم نیست حضور مترجم در سند قید شود .
مبحث چهارم:
دادستان ویا رئیس دادگاه بخش یانماینده آنها:
مطابق ماده 31 قانون دفاتر اسناد رسمی 1354 در مواردی که دفترخانه منحصر باشد برای سردفتران ودفتریاران واقارب وخدمه آنها، سند باید باحضور دادستان یا رئیس دادگاه بخش ویا نماینده آنها تنظیم گردد وهمچنین مطابق ماده 14 آئین نامه دفاتراسناد رسمی 1317 وتبصره دو آن، سندی که برای افرادمریض که در منزل آنها تنظیم می شود واسنادی که برای زندانیان در دفتر زندان تنظیم می شود باید با حضوره نماینده دادستان باشد لذا موارد حضور دادستان ویا رئیس دادگاه بخش ویا نماینده آنها به سه دسته تقسیم می گردند.
دسته اول:
تنظیم اسناد زندانیان در دفتر زندان با حضور نماینده دادستان .
این دسته مربوط به سند زندانیان است ،که در دفترزندان وبا حضور نماینده دادستان وقید مراتب در سند وثبت دفتر واخذ اثرانگشت نماینده دادستان ،تنظیم می شود.
1- مشخصات نماینده دادستان باید در ثبت دفتر وسند درج واثرانگشت وی اخذشود
2-مراتب هم درسند وهم در ثبت دفتر بطور کامل ثبت شود
3- در چنین موردی سیستم بطور اتوماتیک عبارت " سند با حضور نماینده دادستان تنظیم وثبت شد"را قبل از محل اثرانگشت نماینده دادستان درج ومنعکس نماید.
دسته دوم:
این دسته مربوط به اشخاصی است که مریض بوده ودسترسی به نماینده مدعی العموم ممکن باشد.
1-مشخصات نماینده مدعی العموم در سند وثبت دفتر درج واثر انگشت وی اخذ گردد.
2-مراتب هم درسند وهم در ثبت دفتر بطور کامل ثبت شود .
3- سیستم بطور اتوماتیک عبارت " سند با حضور نماینده دادستان تنظیم وثبت شد"را قبل از محل اثرانگشت نماینده دادستان درج ومنعکس نماید.
دسته سوم:
در مواردی که دفترخانه منحصر باشد برای سردفتران ودفتریاران واقارب وخدمه آنها، سند باید باحضور دادستان یا رئیس دادگاه بخش ویا نماینده آنها تنظیم گردد.
1- حسب مورد مشخصات دادستان یا رئیس دادگاه بخش یا نماینده آنها در سند وثبت دفتر درج واثرانگشت آنها اخذشود.
2- مراتب هم درسند وهم در ثبت دفتر بطور کامل ثبت شود .
3- سیستم بطور اتوماتیک عبارت " سند با حضور دادستان/نماینده دادستان /رئیس دادگاه بخش/نماینده رئیس دادگاه بخش تنظیم وثبت شد"را قبل از محل اثرانگشت آنان درج ومنعکس نماید.
تذکر:ازانجا که برابر مقررات مورد استناد برخلاف معتمد ،تشریفات حاکم برهرسه دسته مذکورباهم تفاوتی ندارند لذا حسب مورد،تعبیه یک سمت :دادستان ، نماینده دادستان ،رئیس دادگاه بخش ،نماینده رئیس دادگاه بخش، برای هرسه دسته کفایت می کند .
مبحث پنجم: با مداقه در ماده 63 وماده 87 قانون ثبت اسنادواملاک مصوب سال 1310 پیشنهادمی شودکه به محض اخذ اثرانگشت هریک اصحاب سند،معرفین ،معتمد،مترجم ،دادستان یا رئیس دادگاه بخش ونماینده آنها سیستم بطور اتوماتیک عبارت معروف "ثبت باسند برابراست"را در ثبت دفتر قبل از نام ونام خانوادگی وامضای هریک از اصحاب معامله ،معرف ،معتمد،مترجم، دادستان ،رئیس دادگاه بخش ویا نماینده آنها درج کندوهمچنین عبارت"مسئول صحت ثبت وهویت متعاملین می باشیم ومطابقت ثبت با سند را تصدیق می نماییم "را قبل از نام ونام خانوادگی سردفتر ودفتر یار نیز درثبت دفترالکترونیک سردفتردرج وقید نماید .
درخاتمه به رسم ادب از دست اند رکاران سامانه به خصوص جناب آقای مهندس علی فرهانی وهمکاران محترمشان که با سعه صدر وهمت کم نظیر در جهت ارتقاء سطح کیفی سامانه از هیچ کوششی فروگذار نبوده و نیستند وهمچنین همکاران محترم آقایان سعید خلیل احمدی سردفتر محترم دفتر625 تهران وامین چراغی سردفتر محترم دفتر34 ملکشاهی ایلام وخانمها معصومه فرخ سولقانی سردفترمحترم دفتر 1635 تهران وکبری شهبازی سردفتر محترم دفتر 185 کرمانشاه وخانم شیما سید باقری از کارکنان دفتر27 ایلام که در جمع آوری این مطالب همکاری وهم فکری نموده اند کمال تشکر وقدردانی را دارم واز خداوند منان توفیق روز افزون این عزیزان را خواستارم.
نویسنده: هرمز نوروزی، سردفتر اسنادرسمی